Bedrijfsvoering

Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
De Jaarrekening 2024 is de tweede jaarrekening waarin een RMV is opgenomen. Op basis van de door PS vastgestelde verantwoordingsgrens verklaren GS of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig of niet rechtmatig tot stand zijn gekomen. De zekerheid die het college verkrijgt om verantwoording af te kunnen leggen over de rechtmatigheid, komt voort uit de (verbijzonderde) interne controles die worden uitgevoerd. De basis hiervoor is vastgelegd in de 'Financiële verordening 2024'. In deze verordening is geregeld dat het college zorgdraagt voor een periodieke interne controle ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

De verbijzonderde interne controles worden periodiek uitgevoerd, waarbij wordt gecontroleerd op het voorwaardencriterium (naleving van bepalingen in wet- en regelgeving). Deze controles richten zich op de grootste geldstromen binnen de provinciale begroting (inkoop en aanbesteding, subsidies en personele lasten).
Aangevuld met controles op begrotingswijzigingen, begrotingsrechtmatigheid, misbruik & oneigenlijk gebruik en periodiek wisselende onderwerpen. De wijze waarop de controles worden uitgevoerd is gebaseerd op de documenten ‘Beleid Verbijzonderde Interne Controle’ en het ‘Intern Controleplan 2024’ die door het college zijn vastgesteld.

Grondslag RMV  
Op 28 februari 2024 hebben PS de Financiële verordening 2024, die van toepassing is op het verslagjaar 2024 en volgende jaren, vastgesteld. In deze verordening zijn de kaders voor de rechtmatigheidsverantwoording, de verantwoordings- en de rapportagegrens vastgelegd. De verantwoordingsgrens waarboven de rechtmatigheidsafwijkingen moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening (zie pagina 251) bedraagt 3% van de lasten, inclusief dotaties aan reserves. De rapportagegrens, de grens waarboven afwijkingen worden gerapporteerd, bedraagt € 125.000.

Rechtmatigheid - geconstateerde onrechtmatigheid  
We hebben voor het verslagjaar 2024 geen rechtmatigheidsfouten vastgesteld boven de verantwoordingsgrens van € 9,2 mln. (3% van € 306,0 mln.). Daarnaast hebben we tevens over 2024 geen onduidelijkheden vastgesteld. Wel zijn er bevindingen die de rapportagegrens van € 125.000 overschrijden. Doordat het totaal aan rechtmatigheidsafwijkingen voor 2024 binnen de gestelde grens van 3% blijft, worden de bevindingen niet in de rechtmatigheidsverantwoording, maar in de paragraaf Bedrijfsvoering gerapporteerd. 

De bevindingen die de rapportagegrens van € 125.000 overschrijden, worden overeenkomstig de ‘Financiële verordening 2024’ hieronder - voor de drie rechtmatigheidscriteria - nader toegelicht. Bovendien hebben we fouten kleiner dan € 125.000, die we belangrijk vinden om te vermelden, in de toelichting opgenomen.

Het totaal aan rechtmatigheidsafwijkingen bedraagt voor 2024:

a. Begrotingscriterium  

*Acceptabele begrotingsoverschrijding. 

b. Voorwaardencriterium 
Europese aanbestedingen 

C. Misbruik & Oneigenlijk gebruik  
Bij de uitgevoerde controles zijn er geen bevindingen geconstateerd met betrekking tot het misbruik & oneigenlijk gebruik van provinciale regelingen. Bepalingen aangaande het voorkomen van misbruik & oneigenlijk gebruik zijn opgenomen in de verordeningen en daarmee voldoende geborgd.

Toelichting op de rechtmatigheidsfouten
Ad. a Begrotingscriterium  

1.    Uit de verschillenanalyse blijkt dat de lasten op het programma ‘8 Algemene dekkingsmiddelen en bedrijfsvoering’ worden onderschreden, maar door interne toerekening van kosten er een overschrijding is ontstaan van € 1,1 mln. op het programmaonderdeel ‘8.3 Overhead en vennootschapsbelasting’.
2.   Het betreft hier hogere stortingen en lagere onttrekkingen aan de algemene reserve, bestemmingsreserves en overige niet aan GS gemandateerde reserves, die passend zijn binnen het provinciaal beleid.
  Hogere stortingen in de reserves dan begroot: € 1,3 mln.
  Lagere onttrekkingen aan reserves dan begroot: € 5,1 mln.

Ad b. Voorwaardencriterium
Naleving van de Europese aanbestedingsregels.
Tijdens de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er vijf opdrachten zijn verstrekt in afwijking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De rechtmatigheidsfout van deze opdrachten bedraagt € 0,56 mln. Dit betreffen:

• Van vóór 2024 geconstateerde afwijkingen van € 0,49 mln. Dit zijn de zogenaamde doorloopfouten uit 2023  en voorgaande jaren, die blijven meetellen (voor de jaarlijkse kosten) in de berekening van de rechtmatigheidsfout totdat deze fouten zijn opgelost.

en 

• In 2024 geconstateerde afwijkingen van € 0,06 mln. Dit betreft de verlenging van de overeenkomst voor het datacenter. 

1. Soft- en hardware
1a. In 2020 is vastgesteld dat het contract voor het Documentmanagementsysteem (DMS) onrechtmatig is. Om

deze onrechtmatigheid op te heffen, moet er een nieuwe aanbesteding plaatsvinden. Voor een goede aanbesteding van het DMS is eerst een impactanalyse voor de Werkplek van de Toekomst uitgevoerd, gericht op duurzaam data-, informatie- en archiefbeheer. Dit is noodzakelijk omdat het DMS een kritische bedrijfsapplicatie is die alle processen ambtelijk en bestuurlijk ondersteunt en een belangrijk aandeel levert in de uitvoering van de Wet open overheid, de Archiefwet en de Privacywet. De uitkomst van deze analyse is eind 2024 in concept opgeleverd. Naar verwachting zal de voorbereiding voor de Europese aanbesteding voor het DMS in de eerste helft van 2025 worden opgestart.

1b.   Het contract voor veilige connectiviteit is op 1 juni 2024, na een Europese aanbesteding, volledig in gebruik
  genomen. Hierdoor is er sinds 1 juni 2024 geen sprake meer van een onrechtmatigheid. 

1c.   Bij de overeenkomst voor het leveren, installeren en onderhouden van audiovisuele (AV) apparatuur is in
  2023 geconstateerd dat de maximale contractwaarde is overschreden. Medio 2024 is de voorbereiding
  begonnen voor een aanbesteding om alle AV-middelen opnieuw in de markt te zetten. Gestart is met een
  markt oriëntatie, daarvoor is ook een AV-adviseur in de arm genomen om de (on)mogelijkheden en

hernieuwde eisen en wensen in kaart te brengen. Een mogelijke verbouwing van het provinciehuis heeft hier ook een zeer grote impact op.

2. Verkeersregelingssystemen  
Gedurende de contractvoorbereiding van de ‘Raamovereenkomst borden en bewegwijzering’ is gestreefd naar het opnemen van effectieve en uitvoerbare duurzaamheidseisen en voorwaarden. Deze essentiële onderdelen hebben pas eind 2024 een vaste vorm aangenomen. De aanbesteding en opdracht wordt voorzien in Q2 van 2025. 

3. Datacenter  
Eind 2024 is er een onrechtmatigheid ontstaan van € 0,06 mln. op het contract van het datacenter. Dit was al voorzien begin 2024. Hierop is actie ondernomen door een aanbesteding te starten passend bij onze strategie om volledig naar de Cloud te migreren en afscheid te nemen van ons eigen Datacenter. Hiervoor is een marktconsultatie gehouden naar de (on)mogelijkheden in de markt en de behoefte van de provincie in de nabije toekomst. Na een grondige analyse waaruit onder meer is geconcludeerd dat er nog geen Europese partijen zijn die een volledige veilige Cloud-strategie ondersteunen, is besloten een aanbesteding te doen op basis van dezelfde principes als waarop het huidige contract gebaseerd is, een hybride Cloud-oplossing. De gunning voor deze aanbesteding is zoals gepland begin 2025 gedaan. Omdat het contract reeds eind 2024 financieel was uitgenut is er een onrechtmatigheid in 2024 ontstaan. Deze zal in 2025 nog beperkt doorwerken vanwege de overgang naar de nieuwe leverancier.

Interne beheersing inkoop- en aanbestedingsproces
Uiteraard zullen wij maatregelen blijven nemen die de rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen preventief waarborgen. Dat proces is reeds in gang gezet in 2021, waarbij continu sprake is van intensief en constructief overleg met de accountant. Daarbij zullen wij, in nauw overleg, in 2025 verder gaan met het nemen van beheersmaatregelen vooraf - en bij voorkeur integraal - op basis van de in eerdere jaren en in 2024 ingerichte of voorbereide processen.

Om het risico op inkoop- en aanbestedingsonrechtmatigheden in de toekomst proactief verder te verlagen, blijven wij werken aan de continue verbetering van het inkoopinstrumentarium in de volle breedte. Onze focus ligt bovendien op de verbetering van het contractmanagement om zo beter te kunnen sturen op bestedingen en wederzijdse nakoming van de afspraken uit overeenkomsten. In dat kader wordt toegewerkt naar een verbeterd contractenbeheersysteem. 

Doorwerking in 2025:  
Zoals hiervoor beschreven is sprake van een aantal dossiers die in 2025 worden aanbesteed. Omdat de aanbestedingen niet bij aanvang van boekjaar 2025 zijn afgerond zal derhalve de onrechtmatigheid (deels) ook nog in 2025 bestaan. Deze onrechtmatigheden worden ook (deels) over het boekjaar 2025 betrokken in de foutenevaluatie van dat jaar.