Bedrijfsvoering

HRM

Capaciteit en kwaliteit op niveau brengen  
Door middel van het jaarprogramma krijgen we geleidelijk inzicht in de daadwerkelijke inzetbare capaciteit. Het jaarprogramma, welke nog in ontwikkeling is, geeft ons al wel een eerste beeld dat de beschikbare capaciteit nog niet helemaal in overeenstemming is op hetgeen gevraagd wordt. De arbeidsmarkt is hier een van de oorzaken van, naast het verloop binnen de organisatie. We streven ernaar medewerkers kwalitatief op te leiden en in te zetten op hun kwaliteiten.

Dit vraagt ook een andere aanpak van vacatures die we uitzetten. We hebben goede ervaringen opgedaan met zogenaamde brede werving. Vacatures niet meer uitzetten op een specifiek profiel maar meer generiek. We blijven daarnaast inzetten op duurzame inzetbaarheid van medewerkers en besteden aandacht voor werkbelasting en werkdruk.

Diversiteit Inclusie en Gelijkwaardigheid (DIG)
Diverse activiteiten zijn uitgevoerd om de acceptatie en het onderlinge begrip in de organisatie te vergroten. Dit varieerde van de Diversity Week, publicatie van artikelen en de informatiepagina DIG op Intranet, tot het uithangen van de regenboogvlag, en het organiseren van workshops en lezingen. Het doel van deze activiteiten is dat medewerkers hun onderlinge verschillen meer gaan erkennen, waarderen en benutten. Dit kan een positieve uitwerking hebben op de kwaliteit van hun werk en de onderlinge verhoudingen.
Het totaal aan activiteiten heeft geleid tot meer belangstelling voor diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid. Ook zijn in samenwerking met medewerkers en teams nieuwe initiatieven van de grond gekomen.

Verduurzaming woon-werkverkeer
Als ondertekenaar van het Klimaatakkoord zetten wij ons in voor het verminderen van de CO2 uitstoot en de congestie op de wegen in het regiogebied. Dit geldt ook voor het werkverkeer van ons personeel. In dat kader is een enquête gehouden naar de motieven en voorkeuren van medewerkers in hun reisgedrag en keuze van vervoermiddelen. De uitkomsten van de enquête bieden aanknopingspunten voor het ontwikkelen van ideeën en plannen op het terrein van Duurzaam reizen.

Participatiewet
In afwijking van de afgelopen vijf jaar hebben wij dit jaar net niet aan de quotumnorm van de Participatiewet kunnen voldoen. Door de groei van de organisatie en het vertrek van medewerkers uit de doelgroep van de Participatiewet, zijn we 0,6 fte onder de quotumnorm van 19,6 fte gebleven.
Wel is een participatiewerkplek opgevuld door een medewerker uit een andere doelgroep dan de Participatiewet. Deze persoon telt niet mee voor de quotumnorm.

Regionale samenwerking

Het afgelopen jaar heeft het Kernteam Regio Flevoland de praktische ondersteuning van de samenwerking tussen alle Flevolandse overheden kunnen professionaliseren. Over de continuering van dit kernteam wordt bestuurlijk in het begin van 2025 een besluit genomen. Hiertoe heeft een externe evaluatie plaatsgevonden. De acht overheden zijn op bestuurlijk en ambtelijk niveau intensiever dan daarvoor betrokken bij de uitwerking en uitvoering van de Strategische Agenda Flevoland (SAF). In de Bestuurlijke Contactgroep 'Samen Maken We Flevoland' (BCG) bestaat sinds dit jaar uitsluitend uit de kroonbenoemden (burgemeesters, dijkgraaf, commissaris van de Koning). Deze BCG richt zich met name op de kwaliteit van het proces, op de onderlinge afstemming tussen overheden, colleges met de raden en staten en het Algemeen Bestuur, op de coördinatie van de diverse processen en het bevorderen van de eenheid in de regio. De bestuurlijke portefeuillehoudersoverleggen (BPO’s) hebben vanuit de Agenda de meest relevante inhoudelijke punten aangegeven waarop samen met het Rijk afspraken nodig zijn. Daarnaast is een regionaal directeurenoverleg gestart dat de uitvoering van de SAF aanstuurt. Ambtelijk en bestuurlijk heeft periodiek overleg plaatsgevonden tussen Rijk en regio. En een eerste actualisatie van de Uitvoeringsagenda van de SAF is opgestart. Deze wordt medio 2025 bestuurlijk vastgesteld.

Digitalisering en Informatievoorziening

Het inzetten van de digitale transitie voor onze opgaven, onze digitale economie en de digitalisering van de provinciale organisatie maakt van de digitale transitie een meervoudige opgave en raakt alle opgaven, beleidsterreinen en onze wettelijke taken en hiermee de hele provinciale organisatie. Daarom vraagt dit om een aanpak die de brug slaat het naar het tastbaar en toepasbaar maken van digitalisering voor onze opgaven, onze digitale economie, onze provinciale organisatie en al onze taken. We creëren allereerst een weerbaar digitaal fundament langs de resultaatgebieden ‘veilige connectiviteit en toegang’, ‘digitale weerbaarheid’, de ‘werkplek van de toekomst’ en zorgen ervoor dat bestaande en nieuwe wetgeving, zoals de implementatie van de ‘Wet Digitale Overheid (WDO)’ in de basisinrichting van onze systemen wordt meegenomen.

We willen de kansen die Artificiële Intelligentie (AI) biedt omarmen en werken interprovinciaal samen om goede voorbeelden van het toepassen van AI op te schalen naar meerdere provincies zonder de menselijke maat te verliezen. We werken langs 3 sporen, te weten Toepassingen, Platform en Ethiek. We experimenteren met CoPilot (Microsoft) in onze eigen omgeving maar onderzoeken ook de interne Open Source mogelijkheden.

In de tweede helft van 2024 is de migratie van onze netwerkinfrastructuur afgerond en is de implementatie van de ‘Werkplek van de Toekomst’, een moderne werkomgeving, gestart. Als start uitgangspunt hebben we de grafische omgeving genomen. Enerzijds om het datagedreven werken goed te kunnen ondersteunen en anderzijds omdat we in afwachting waren van de uitkomsten van de impactanalyse op duurzaam informatie-, data- en archiefbeheer, zodat we deze in de volgende fase van de Werkplek van de Toekomst kunnen toepassen.

In 2024 hebben we de aanbesteding gestart van onze Cloud dienstverlening. De totale overgang van onze systemen naar de Cloud bleek echter een te grote stap om in 1 jaar te kunnen volbrengen. Omdat het contract met de huidige leverancier tot februari 2025 liep, hebben we ervoor gekozen om een kortlopende aanbesteding uit te schrijven voor het onderbrengen van ons huidige ICT-omgeving. De aanbesteding wordt in het eerste kwartaal van 2025 gegund.

De alsmaar groter wordende cyberdreiging op zowel onze eigen ICT-infrastructuur als de fysieke infrastructuur (bruggen, sluizen en wegen) vraagt in wetgeving om proactieve maatregelen ten behoeve van bewustwording en (her)inrichting van processen en systemen om onze organisatie te beschermen. In het laatste kwartaal 2024 is het nieuwe Informatiebeveiligingsbeleid 2024 – 2028 afgerond. De volgende fase is het implementeren van dit beleid en het werken aan de bewustwording rond informatiebeveiliging en cyberweerbaarheid.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Privacy geborgd
We geven uitvoering aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende Uitvoeringswet (UAVG). In de organisatie wordt permanent aandacht besteed aan het thema privacy en het verwerken van persoonsgegevens. In 2025 worden trainingen aangeboden op het gebied van de privacy-regelgeving. Daarnaast wordt per casus een advies gegeven. Op deze wijze worden de medewerkers bewust gemaakt van privacyaspecten en zijn ze in staat privacy te waarborgen in de uitvoering van het werk en bij het aangaan van samenwerkingsverbanden.

Wet open overheid

In 2024 heeft provincie Flevoland belangrijke stappen – uit het meerjarige programma  - gezet in de implementatie van de Wet open overheid (Woo) om transparantie en toegankelijkheid structureel te verbeteren. Dit meerjarige programma benadrukt een cultuuromslag binnen de organisatie en introduceert nieuwe werkwijzen om informatiebeheer en -verstrekking in lijn te brengen met de Woo. Hieronder worden de belangrijkste onderdelen van het implementatieprogramma belicht.

Ambtelijk vakmanschap

Het vergroten van bewustwording en deskundigheid onder medewerkers is een van de speerpunten van het programma. In 2024 heeft het projectteam 'Dienstverlenend Open en Transparant' een curriculum ontwikkeld, genaamd ‘Openbaar tenzij’ . Dit curriculum biedt handvatten om medewerkers te trainen in het creëren en beheren van informatie met aandacht voor begrijpelijke taal en privacyregels. In 2025 wordt dit curriculum omgezet naar een e-learning module voor de gehele organisatie.

Organisatie en beleid

Om openbaarheid verder te borgen, zijn in 2024 beleidskaders en governance aangescherpt. Dit omvat onder meer een actualisatie van het kwaliteitsbeleid en de ontwikkeling van een plan voor risico gestuurde openbaarmaking. Het uitgangspunt ‘openbaar, tenzij’ staat hierbij centraal, met aandacht voor het zorgvuldig omgaan met informatie die niet openbaar mag worden. Begin 2025 start de implementatie van deze nieuwe richtlijnen.

Optimalisatie van processen en informatiebeheer

Het proces rondom openbaarmaking wordt vanaf de basis opnieuw ingericht, zodat het voldoet aan de eisen van de Woo. In 2024 is gestart met het vernieuwen van het digitale postproces en het invoeren van elektronische handtekeningen. Deze verbeteringen maken het mogelijk om processen efficiënter en transparanter te laten verlopen.

Systemen en tooling

De juiste technische ondersteuning is cruciaal voor een effectieve invoering van de Woo. In 2024 heeft de provincie een nieuwe sjabloongenerator aangeschaft en er is een impactanalyse uitgevoerd om te bepalen hoe het documentbeheersysteem eDocs optimaal kan functioneren in samenhang met andere applicaties, zoals Djuma. Deze inzichten worden in 2025 verder uitgewerkt en toegepast. Met deze maatregelen bouwt de provincie Flevoland gestaag verder aan een toekomst waarin openbaarheid en toegankelijkheid stevig zijn verankerd in de dagelijkse praktijk. Het programma biedt een solide basis voor een datalandschap dat dienstbaar is aan de samenleving en de integrale opgaven van de provincie.

Verbouwing huis van de provincie

Op basis van de vastgestelde inrichtingsprincipes en de, daaruit voortgevloeide hoofdlijnen hospitality, ruimte, openbaarheid van bestuur & Circulaire en energieneutrale provincie , zijn de architect, de conceptontwikkelaar en het team van facilitaire zaken gekomen tot een voorlopig ontwerp. De voorbereidingen voor de behandeling in PS zijn vorig jaar begonnen. Besluitvorming vindt plaats in de eerste helft 2025. In 2024 is daarnaast gewerkt aan het verder verduurzamen van het provinciehuis, het traject voor de Solar Carport en de voorbereidingen voor het gasloos maken van het provinciehuis zijn in volle gang.

Het gebouw is ondertussen zo ingericht dat naast de provincie ook andere organisaties, zoals medewerkers van het Rijk, van andere overheden en verbonden partijen gebruik kunnen maken van werkplekken en andere voorzieningen. Dit zogeheten Rijksontmoetingsplein (ROP) is een veelgebruikte plek voor ontmoeten, vergaderen en werken gebleken.

Overige provinciale vestigingen

Het voormalig provinciale paviljoen op de Floriade heet inmiddels Proeflokaal Flevoland en wordt ingezet als locatie voor samenkomsten, werkbijeenkomsten, ontmoetings- en vergadercentrum. Het geschil wat liep bij de raad van arbitrage is beslecht in ons voordeel. Daarmee is het onderwerp ook afgevoerd van de risicoparagraaf en kan de Provincie weer rekenen op een hernieuwde garantietermijn en een herstelde buitengevel.

De vestigingen in Dronten, Emmeloord en Zeewolde zijn eveneens duurzaam verbeterd qua energievraag en -opwek. Dit moet resulteren in een prettiger werkklimaat en uiteindelijk een verbeterd (minimaal) energielabel A. Hiermee geven we verder invulling aan de voorbeeldrol van ons als overheid.