Middelen tabel Relatie met de productenrealisatie

Middelen

Toelichting

1. Voorzieningen HR
Jaarlijks worden, bij de opmaak van de jaarrekening, bedragen toegevoegd in danwel aangewend aan de voorzieningen binnen HR (voorziening ‘Spaarverlof’ en voorziening ‘Vitaliteitsverlof’). De mutaties binnen deze voorzieningen worden veroorzaakt door drie componenten: kopen van verlof, opnemen van verlof en het jaarlijks verrekenen van het eindsaldo verlof met het dan geldend uurtarief van de betreffende medewerkers.
2. Capaciteitsbeheer
Door de gespannen arbeidsmarkt is niet gelukt om de totale geraamde formatie voor 2024 in te vullen. Daardoor zijn de salarislasten lager ten opzichte van de begroting. Om een goede bedrijfsvoering te waarborgen is er in specifieke situaties gekozen tot het (tijdelijk) inhuren van medewerkers. Deze lasten zijn grotendeels gedekt uit de onderbezetting en overige bestaande financiële middelen (zoals de egalisatiereserve 'Personeel'). Per saldo is het financiële effect positief. Ook een stijging van het aantal specifieke uitkeringen, die ook (deels) zijn bedoeld voor de dekking van de capaciteitskosten, versterkt dat effect. Daarnaast is door een niet volledige bezetting in 2024 een lagere besteding voor medewerkersontwikkeling en het persoonlijke budget voor duurzame inzetbaarheid (PBDI) dan geraamd. Volgens vastgesteld beleid is het restant, zover van toepassing, toegevoegd aan de reserve 'Personeel'.
3. Vrijval stelposten en vertrekregeling
Binnen de bedrijfsvoering zijn in 2024 een aantal stelposten ter dekking van diverse lasten opgenomen. Deze zijn grotendeels benut. De stelpost 'Frictiekosten' (€ 0,3 mln.) is besteed via het budget 'Vertrekregeling'.
4. Adviezen en Media
Door voldoende budgettaire dekking binnen het reguliere communicatiebudget is er sprake van een lagere besteding (€ 0,15 mln.) op de beschikbaar gestelde middelen voor het gebruik van multimedia in beeldvormende (PS)vergaderingen. Er zijn in 2024 verschillende initiatieven ontplooit en een deel van dit budget is besteed. Echter door efficiënte inzet van bestaande middelen en mensen, heeft dit niet geleid tot volledige besteding van hetgeen geraamd. Daarnaast waren er in boekjaar 2024 relatief weinig financiële adviezen en fiscale vraagstukken, welke niet met de interne kennis en eigen medewerkers konden worden opgelost. Dit heeft op dit onderdeel geleid tot een onderbesteding van € 0,14 mln.
Daarnaast is jaarlijks budget begroot om de website en het intranet te door ontwikkelen. Voor boekjaar 2024 is dit budget niet volledig benut, door met name andere prioriteiten en het duurzaam inzetten van (beperkte) communicatiemedewerkers op andere aandachtsgebieden. Voor 2025 is er een evaluatie en gebruikersonderzoek van de website gepland en is het voornemen om het intranet verder te actualiseren.
5. Wet open overheid
De doelstelling van provincie Flevoland is om in de komende jaren in het kader van de Wet open overheid, te groeien van 'basaal transparant en toegankelijk' naar 'effectief transparant en goed toegankelijk'. Conform plan zijn er in 2024 twee activiteiten opgestart die het richten van, en de sturing op, projecten verbeteren. In de eerste plaats was dit ‘Impactanalyse duurzaam toegankelijk data-, informatie- en archiefbeheer’ (met roadmap), bedoeld om een samenhangend beeld te krijgen van de stappen die gezet moeten om toekomstbestendig te voldoen aan niet alleen de Woo, maar ook aan de (nieuwe) Archiefwet, de Wdo en Wmebv. Het rapport is januari 2025 afgerond en daar wordt nu op voortgebouwd. Daarnaast is er een nieuwe agile werkmethode opgestart om meer kort cyclisch te gaan werken. Beide factoren zijn aanleiding geweest om enkele activiteiten in 2024 te temporiseren om zo een versnelling in 2025 te bewerkstelligen.
Een tweede factor voor de onderbesteding is de krapte op de (arbeids)markt. Dat geldt zowel voor zowel (intern als extern) personeel als voor leveranciers van IT/IV-diensten. Dat heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat een omvangrijke aanbesteding moest worden ingetrokken. Dit wordt nu in 2025 en 2026 in kleinere delen op de markt gezet. Tevens is de aanbesteding van een nieuwe sjabloongenerator vertraagd, maar uiteindelijk wel eind februari 2025 succesvol afgerond.
6. Traffic management
Onder traffic management vallen verschillende productonderdelen waaronder diensten als de repro, drukwerk en de postkamer. In een steeds meer digitale werkomgeving zien we een terugname van uitnutting van dit soort type services en een verschuiving naar digitale uitwisseling. Daarnaast is er een beweging ingezet om (visuele) vormgeving en contentcreatie door eigen medewerkers uit te laten voeren. Dit leidt tot een hogere personele last, maar zorgt ervoor dat opgedane kennis en kunde blijft behouden en de huisstijl en vormgeving structureel (nog) beter kan worden gewaarborgd. Deze ontwikkelingen hebben in boekjaar 2024 geleid tot een lagere besteding van € 0,29 mln.
7. Facilitaire diensten
Binnen de overige posten van de facilitaire begroting is op een aantal posten de besteding lager dan geraamd. Dit zijn onder andere de lasten van uitbestede diensten (€ 0,142 mln.) waarbij de geraamde indexering hoger was dan de doorgevoerde indexering door leveranciers en door minder raamwassingen dan in voorgaande jaren. Lagere onderhoudslasten Batavialand (€ 0,05 mln.) in afwachting van het liggende Statenbesluit (2025) voor de doorontwikkeling en een onderbesteding bij gas, water en elektriciteit (€ 0,08 mln.) door een lager tarief dan geraamd. Het totaal van deze posten bedraagt ongeveer € 0,3 mln. Dit is procentueel een lagere besteding van ongeveer 5% ten opzichte van de totale facilitaire begroting (€ 5,6 mln.).
8. Exploitatielasten automatisering en IV-portfolio
Er is sprake van een steeds grotere cyberdreiging op zowel onze eigen ICT-infrastructuur als de fysieke infrastructuur (bruggen, sluizen en wegen) dit vraagt in wetgeving om proactieve maatregelen ten behoeve van bewustwording en (her)inrichting van processen en systemen om onze organisatie te beschermen. Hiervoor is het uitvoeringsplan Digitale Weerbaarheid opgesteld. Een van de onderdelen is het actualiseren van het Informatiebeveiligingsbeleid (2024-2028). Als onderdeel van dit plan en beleid zijn er in boekjaar 2024 aanvullende licenties aangeschaft en clouddiensten afgenomen. Dit heeft ook geleid tot benodigde (data)migraties en het hierdoor (tijdelijk) moeten beschikken over dubbele licenties. Daarnaast zien we een stijging van het aantal benodigde (specifieke) softwareapplicaties voor de uitvoering van (deel)programma's en opgaven. Deze oorzaken hebben geleid tot een overschrijding op het productonderdeel 'Exploitatielasten automatisering' van ongeveer € 0,5 mln. Dit verschil wordt onttrokken uit de egalisatiereserve 'Informatievoorziening'.
In de resultaatsbestemming van de Jaarrekening 2023 is er € 0,5 mln. beschikbaar gesteld ('IV-portfolio’) voor het onder andere onderzoeken van het breder inzetten van AI. Als onderdeel hiervan hebben de provincies een samenwerkingsovereenkomst getekend voor het aantrekken van 8 trainees dit in het komend jaar gezamenlijk verder gaan onderzoeken. Ook intern is hier specifiek capaciteit aan toegewezen. Gezien dit project zich met name in de onderzoeksfase bevindt, is een groot deel van deze middelen nog niet besteed
(€ 0,45 mln.) en worden deze toegevoegd aan de egalisatiereserve 'Informatievoorziening'.
9. Doorbelasting overhead
Dit betreft de doorbelasting van de lasten samenhangend met de overhead naar programmaonderdeel 8.3. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de verschillenanalyse bij dit programmaonderdeel.